长治市人民政府

各县、市、区人民政府，高新区管委会，市直各有关单位：

《长治市贯彻落实<山西省重大活动档案管理办法>实施方案》已经市政府同意，现予以印发，请各单位遵照执行。

长治市人民政府办公厅   

2018年5月9日       

长治市贯彻落实《山西省重大活动档案管理办法》实施方案

为进一步规范我市重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整、安全和有效利用，根据《山西省重大活动档案管理办法》规定，结合本市实际，制定如下实施方案。

一、重大活动档案管理工作的重要性

重大活动档案是国家档案资源建设的重要组成部分，客观地记录了我市重大活动的全过程。同时，也真实地反映了我市改革发展所取得的巨大成就，是研究我市发展轨迹、总结建设经验、指导未来发展的重要材料。做好我市重大活动档案管理工作，对促进我市各项事业的发展具有重要历史意义和现实意义。

二、重大活动、重大活动档案的含义及重大活动档案归档范围

（一）重大活动，是指本市各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在市内外、境外组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动；突发事件的应对处置活动；关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。主要包括：

1.党和国家领导人来本市检查、视察、指导工作；

2.外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国友人在本市的重要外事活动；

3.省（部）级主要领导人在本市的重要公务活动；

4.本市各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在市内外、境外组织举办的具有省、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动；

5.本市辖区内行政区域的重大变更；

    6.处置重大自然灾害、交通、安全生产事故，突发性公共卫生和社会安全事件的应对活动；

7.本市关系改革、发展、民生等专项或综合性的工作活动；

    8.其他具有重大影响的活动。

（二）重大活动档案，是指在上述重大活动过程中形成的具有保存价值，经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物及其他形式的原始记录。

（三）重大活动档案归档范围

1.重大活动工作中形成的请示、批复、通知、报告、日程安排、实施方案、汇报材料、讲话、记录、批示、指示、计划总结、宣传报道、题词、典型材料等纸质文件材料及相应的电子文件；

2.录音、录像、影片等音像材料（相应电子数据）及文字说明；

3.照片（相应电子数据、底片）、图片及文字说明；

4.各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及徽标、纪念章、纪念币、招贴画、邮票等实物；

5.公务活动中双方领导互赠的重要纪念品；

6.有纪念意义的凭证性和标志性实物；

7.其他具有保存利用价值的材料。

三、重大活动档案管理工作的总体要求

重大活动档案管理工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的原则。

（一）市、县（市、区）人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导，建立健全档案行政部门参与重大活动的工作机制，协调解决本行政区域内重大活动档案管理工作中出现的问题，保障重大活动档案管理工作所需经费。

（二）市、县（市、区）人民政府应当对重大活动档案管理方面做出突出贡献的单位和个人予以表彰奖励，对重大活动档案捐赠者给予一定经济补偿。

（三）重大活动中形成的文件材料，应当归档保存，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档；未列入归档范围的文件材料，应当编制文件销毁清册，经单位主要负责人审批后方可销毁。

集体和个人所有对国家和社会具有保存价值或应当保密的重大活动档案，是国家档案的重要组成部分，档案的所有者应当妥善保管，若不具有保管条件的可以由当地国家综合档案馆代为保管。

（四）重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工。

（五）参与重大活动的工作人员要做好文件材料的形成和积累工作，依法保守国家秘密；参与重大活动档案管理的工作人员，应当具备档案管理专业知识和业务技能，履行职责，恪守职业道德。

四、重大活动档案管理职责

（一）主办单位职责

1.主办单位负责重大活动过程中档案的形成、归档、收集、整理、保管、利用和移交工作。

2.主办单位应当将档案管理纳入重大活动管理范畴，成立专门的档案管理机构，并明确重大活动档案管理的责任部门和人员，保障重大活动档案工作经费。

单位独立举办的非周期性的重大活动，或者联合其他单位举办的重大活动，应当将同级档案行政管理部门纳入重大活动档案管理机构，并在重大活动确定后20个工作日内书面告知。

3.主办单位在制定重大活动实施方案、应急预案和项目计划任务书时应明确重大活动档案管理机构的职责范围和目标任务。

4.主办单位应当按照国家有关规定建立重大活动档案形成责任制，利用现代化的技术、手段，开展重大活动重要片段采集和全程记录工作，编制和实施各类文件材料归档范围和保管期限表。主办单位编制的各类文件材料归档范围和保管期限表不得与国家相关规定相抵触。

5.主办单位应当对参与重大活动的工作人员进行培训，提高重大活动档案管理效率和质量。

6.单位独立举办重大活动的，应当将本单位所有参与部门、工作人员形成的文件材料收集齐全，科学整理；其档案归入本单位档案全宗，另设类目妥善保管，编制专题目录、概要，开展档案信息化建设，发挥重大活动档案的现实效用；保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交，保管条件不具备可能导致档案不安全或者损毁的，可以提前向同级国家综合档案馆移交。

7.两个以上单位主办，不分主次的，相关单位各自将重大活动档案收集齐全、系统整理，在活动结束后6个月内各自向同级国家综合档案馆移交，特殊情况需要延期移交的，须经同级国家综合档案馆同意，并向其报送重大活动档案目录。

8.两个以上单位分主次、共同举办的重大活动，主办单位应当将重大活动中所有参与单位、工作人员形成的文件材料收集齐全，统一整理，活动结束后6个月内，由主办单位向同级国家综合档案馆移交，特殊情况需要延期移交的，须经同级国家综合档案馆同意，并向其报送重大活动档案目录。

9.临时机构举办的重大活动，必须明确专人负责重大活动文件材料的管理工作并邀请同级档案行政管理部门参加，活动结束后1个月内向同级国家综合档案馆移交。

（二）协办单位职责

1.协办单位应当成立专门机构或者指定专人负责重大活动所承担项目中形成的各类文件材料的归档、移交工作。

2.协办单位应当参加主办单位组织的档案专业培训和档案协调工作，按照档案专业要求，妥善管理活动期间所形成的文件材料。

3.协办单位应当在活动结束后10个工作日内，将列入重大活动文件材料归档范围的各种原始记录向主办单位移交。

4.负责宣传报道的新闻单位应及时收集、整理本单位在重大活动中形成的档案，在活动结束之日起10日内向主办单位移交。

（三）档案部门职责

1.市、县（市、区）档案局作为档案行政管理部门负责监督、检查、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。

2.市、县（市、区）档案局接到主办单位邀请参加重大活动档案管理工作的通知后，应当及时委派专业人员提前介入，协助主办单位进行档案专业培训，制定重大活动档案管理工作方案，确定重大活动文件材料归档范围及各门类档案保管期限表。

市县档案行政管理部门应当加强与主办单位、协办单位及新闻媒体的联系，随时掌握重大活动的进程、动态及相应档案的形成情况，必要时可派档案人员直接参与重大活动。

3.市、县（市、区）档案局参与的重大活动，可以采用录音、摄影、摄像等技术手段直接采集、记录重大活动。活动结束后5个工作日内将采集、记录的信息移交主办单位统一归档整理。

4.市、县（市、区）国家综合档案馆要建立重大活动档案征集制度，采取收购、征购、合作开发等方式征集重大活动档案。

    5.市、县（市、区）档案局应当鼓励社会组织、公民向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案，向档案馆捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人可以无偿利用其档案资料，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益，并由国家综合档案馆授予荣誉证书。对捐赠重大活动档案特别突出的社会组织、公民，由档案行政管理部门提请同级人民政府予以表彰，并对重大活动档案捐赠者给予一定的经济补偿。

6.市、县（市、区）国家综合档案馆对移交进馆的重大活动档案，应当设立专门全宗，科学管理，进行缩微处理和数字化加工等，实施异质异地备份。

    7.市、县（市、区）国家综合档案馆要加强重大活动档案的开发利用工作，建立健全档案检索工具，利用现代化管理手段，通过展览陈列、汇编史料等各种形式，依法向社会公布不涉密和非控制使用的重大活动档案信息，满足社会利用需求。应当通过各种形式向社会公布已开放的重大活动档案；加强进馆重大活动档案的信息化工作，分析、研究、编纂有关史料，提高重大活动档案的利用水平。提供重大活动档案时，应当提供复制件或数字副本代替档案原件，对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。附有档案馆印章标记或者法定代表人签名的复制件或数字副本与档案原件具有同等效力。

五、责任追究

对于违反本方案的有关规定，不认真履行工作职责的单位或个人，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正，逾期未改正的给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，由其所在部门、上级主管部门依法给予处分；造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

附件：《长治市重大活动档案管理登记表》